Vše o archivování

Co společnost Pagina nabízí ve službě archivování dokumentů?

  • odborné poradenství
  • třídění dokumentů
  • zajištění dopravy a manipulace
  • zpracování skartačních plánů
  • vyhledávání a doprava dokumentů fyzicky, zaslání e-mailem či faxem
  • vytvoření databází uložených dokumentů
  • doručení dokumentů od 2 do 24 hodin dle požadavku a sídla klienta

Dokumenty před uskladněním v našem archivu Dokumenty po archivování
Archivace dokumentů: před a po uskladnění v našem archivu.

Proč je pro mě lepší si nechat dokumenty archivovat u Vás? Nestačí je mít uschované v kancelářích?

Při vyšším počtu dokumentů rostou i nároky na prostor kanceláře a pronájem kanceláří je o mnoho dražší než archivování dokumentů ve společnosti Pagina.

Kanceláře splňují stavebně technické podmínky pro ukládání dokumentů dle zákona o archivaci.

Jsou dokumenty u vás nějak pojištěny? Máte za ně odpovědnost?

Pojištěni jsme. Odpovědnost zajišťujeme a dodržujeme všechny podmínky tak, aby nedošlo ke ztrátě, odcizení. Odpovědnost každého klienta za úschovu dokladů se s uzavřenou smlouvu přenáší na nás jako při klasickém outsourcingu.

Jak evidujete uložené dokumenty? Dodáte mi jejich databázi? V jaké formě?

Evidence vedeme ve speciálním počítačovém programu, vyvinutým konkrétně pro naše potřeby. Databáze je předána klientovi v písemné podobě jako předávací protokol a zároveň na žádost klienta dodáme seznam v elektronické podobě ve formátu PDF.

Co když budu chtít dohledat dokument archivovaný u vás? Za jak dlouho mi jej dodáte?

Naše pracovní doba je od 7:00 do 15:30, ale požadavky na dokumenty přijaté v této době telefonicky a požadavky emailem v jakoukoli denní hodinu jsme schopni vyřídit od 2 do 24 hodin od obdržení požadavku dle sídla klienta. 24 hodinová lhůta dodáni je počítaná v pracovní dny.

Provádíte digitalizaci dokumentů?

Digitalizaci neprovádíme, ale na přání jsme schopni tuto službu zajistit.

Ohlídáte za mě skartaci?

Kompletní skartační řízení společnost Pagina zajišťuje za klienta. Na počátku každého kalendářního roku rozesíláme klientům návrhy na skartaci dokumentů, které jsou u nás uloženy a tato informace je i samozřejmostí při zadání do našeho softwaru o uložených dokumentech.

Napište nám zajíma-li vás více o archivování ve společnosti Pagina. >>